Bericht zum Forum „Verwaltungsmodernisierung in der Praxis“

Mit vier Thesen zur „Verwaltungsmodernisierung in der Praxis“ hat Rainer Christian Beutel, Vorstand der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt), die Diskussion im gleichnamigen Forum auf dem 2. DEMOKommunalkongress angefacht.

Das Neue Steuerungsmodell hat laut Beutel seit 1993 die Ordnungsverwaltung nach und nach zur Leistungsverwaltung modernisiert, sie sei inzwischen viel weniger auf sich selbst als auf den Bürger orientiert. Dieser Prozess zur Dienstleistungs- und Bürgerkommune sei jedoch nicht abgeschlossen. Ziel müsse es sein, Chancen für strategisches Denken und Handeln zu nutzen. Die Frage: „Wen wollen wir erreichen und was wollen wir bewirken?“, müsse beantwortet werden. „Es reicht nicht mehr, nur Kosten und Leistungen für Politik und Öffentlichkeit transparent zu machen“, so Beutel.

Einer der wichtigsten Trends, der Verwaltungsmodernisierung in der Praxis verursacht, ist, so Beutels zweite These, die demografische Entwicklung. „Es geht um eine älter werdende Bevölkerung, häufig um eine sich verringernde Bevölkerungszahl und um eine bunter werdende Bevölkerung. Eine moderne Verwaltung müsse künftig das Wissen um demografierelevante Faktoren für die eigene Stadt bündeln, auswerten und in integrierte Planungsprozesse einfließen lassen. Das heiße auch, die Prognosen zur demografischen Veränderung in der eigenen Stadt im Hinblick auf die Auslastung der Infrastruktur und Konzepte für die Nutzung der Infrastruktur einzubeziehen. „Das fängt beim Bäderkonzept an, setzt sich beim Abwasserwerk und der Gebührenkalkulation im Hinblick auf künftige Kapazitätsauslastungen fort und hört bei der wohnortnahen Versorgung noch nicht auf.“

Wichtig sei es zudem zu berücksichtigen, wie sich eine sich verändernde Bevölkerung auf die kommunalen Kassen und den daraus resultierenden Handlungsmöglichkeiten auswirkt. Das Personalmanagement müsse sich einerseits verstärkt um genügend Auszubildende und Führungskräftenachwuchs kümmern und andererseits Arbeitsplätze an ältere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anpassen.

Organisationspolitisch müsse die Verwaltung Antwort darauf geben, in welcher Form sie ihre Leistungen erbringt: allein, in Zusammenarbeit mit anderen Verwaltungen oder privaten Unternehmen, mit Hilfe ehrenamtlicher Bürger?

Einen weiteren Schub wird nach Ansicht Beutels die Modernisierung der Verwaltung fast zwangsläufig durch die Informationstechnologie bekommen. Als Beschleuniger wirke dabei die EU-Dienstleistungsrichtlinie sowie das damit eng verbundene Projekt für die zentrale einheitliche Verwaltungsrufnummer 115. „Leistungen, Prozesse, Informationen und IT müssen horizontal und vertikal zusammenwachsen“, sagte Beutel. Das bedeute konkret, wenn der „einheitliche Ansprechpartner“ nach EU-Dienstleistungsrichtlinie in einer Verwaltung verankert wird, müsse dieser auch unabhängig von formalen Zuständigkeiten den Service für den anfragenden Gewerbetreibenden erbringen können.

Vorbild für eine zentrale Rufnummer ist New York

Vorbild sei das Modell, das Bloomberg bereits in New York erfolgreich eingeführt hat. Dort kann jeder Bürger unter einer einheitlichen Nummer jedes Anliegen mit dem Anspruch auf eine Antwort aus dem Rathaus vortragen. Für eine horizontal und vertikal integrierte Verwaltung sei es zudem notwendig, ihr Wissen anders zu nutzen. „Statt Wissen individuell oder sektoral vorzuhalten, braucht sie ein in ihrem gesamten Bereich und darüber hinaus in Leistungsnetzwerken verfügbares Wissen.“

Die vierte und letzte These Beutels befasste sich mit der Vorbildfunktion der Verwaltung im Sinne von Good Public Leadership und Good Governance. „Nur so kann eine Autorität der öffentlichen Instanzen erhalten werden“, sagte Beutel. Dies sei die Ausgangsbasis für eine effektive und damit erfolgreiche und von der Bevölkerung gestützte Verwaltung. Es müsse ein Gegengewicht zu Auswüchsen geschaffen werden, die einer puren Shareholder Value Mentality entspringen. Beutel: „Die Bürge - rinnen und Bürger erwarten von ihrer Kommunalverwaltung und -politik, dass sie ein gemeinwohlorientiertes Werte system entwickelt und lebt.“

Mitarbeiter müssen mitgenommen werden

In der von Hartmut Bäumer, dem einstigen Regierungspräsidenten von Gießen, moderierten anschließenden Diskussion wurden vielerlei Aspekte angerissen. Immer wieder ging es darum, die Mitarbeiter der Verwaltung „mitzunehmen“. Ekkehard Band (SPD), Bezirksbürgermeister von Tempelhof-Schöneberg in Berlin, berichtete von kleinen wichtigen Schritten. So habe der Bezirk ein eigenes Facility Managment eingeführt, wodurch jedes Jahr zwei Millionen Euro gespart würden. Auch das elektronische Fundbüro sei ein Stück Modernisierung. Jeden Monat werden 8 000 Aufrufe der Internet-Seite gezählt. Band räumte ein, die wichtigste Antriebsfeder für die Verwaltungsmodernisierung sei der Geldmangel. „Die Schulden erdrosseln uns fast“, so Band zur Berliner Finanzsituation. Das führe zu Personalproblemen. Das Durchschnittsalter seiner Mitarbeiter beträgt inzwischen 49 Jahre, Neueinstellungen sind untersagt.

Stefan Fulst-Blei plädierte für einen neuen Führungsstil. „Wir müssen uns zurücknehmen und mehr strategisch steuern“, sagte der SPD-Fraktionsvorsitzende im Gemeinderat Mannheims. Auch in Mannheim sei der demografische Wandel eine Herausforderung für das Personalmanagement. Bis 2019 werden 40 Prozent der Beschäftigten gehen. Künftig sollen mehr Mitarbeiter aus Einwandererfamlien eingestellt werden. Gegenüber den Migranten wünscht sich Fulst- Blei mehr Offenheit. „Wir müssen weg von der Problem- und hin zur Potenzialbetrachtung.“ Potenzial sieht er zum Beispiel im türkischen Mittelstand. In Mannheim habe er sich „prima entwickelt“.

Modernisierung wird oft mit Personalabbau gleichgesetzt

Der stellvertretende Bundesvorsitzende des Deutschen Beamtenbunds (dbb), Heinz Ossenkamp, betonte, dass Verwaltungsqualität und Modernisierungserfolge sowie die Zufriedenheit der Kollegen eng zusammenhängen. Das Problem sei weiterhin, dass Verwaltungsmodernisierung oft mit Personalabbau gleichgesetzt werde. 1990 waren noch 15 Prozent der Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst beschäftigt, inzwischen seien es nur noch zwölf Prozent. Im europäischen Vergleich sei dies eher wenig, so Ossenkamp. Wenn das Neue Steuerungsmodell nur zur Haushaltskonsolidierung genutzt werde, würden immer mehr Mitarbeiter in die innere Kündigung getrieben.

Rüdiger Erben, Staatssekretär im Innenministerium in Sachsen- Anhalt, pflichtete Ossenkamp bei. Viele gute Ansätze zur Verwaltungsmodernisierung würden „in ein System eingespeist, das nicht darauf vorbereitet ist“. Darum gebe es Widerstände. Zudem habe die Haushaltskonsolidierung die Verwaltungsmodernisierung diskreditiert. Von der EU-Dienstleistungsrichtlinie erhofft er sich „neuen Drive“. Den Bürgern ist es egal, von welcher und wie vielen Dienststellen ihr Anliegen bearbeitet wird, solange sie die angeforderte Dienstleistung bekommen.

Wolfgang Walter (SPD), Bürgermeister der Stadt Ronnenberg in Niedersachsen, berichtete über die Modernisierung seiner Stadtverwaltung: „Wir haben den ganzen Prozess mit eigenem Personal gemacht.“ Und wenn das Theoretische mit praktischen, anschaulichen Bespielen verbunden werde, mit denen man dem Bürger Modernisierung vermitteln kann, „kann man damit auch Wahlen gewinnen“. Aber der Antrieb für die Modernisierung müsse aus der Verwaltung kommen, auch wenn andererseits nicht gewartet werden könne, „bis der letzte Mitarbeiter bereit ist mitzumachen“. Der Stadtrat habe sich zumindest in Ronnenberg nicht als Speerspitze der Verwaltungsmodernisierung erwiesen.

Bernhard Thibaud, zuständig für Public & Bundeswehr bei der Firma SAP, betonte, die Verwaltung müsse statt auf die Zuständigkeit für Vorgänge zu achten Verantwortung für Ergebnisse zuteilen und übernehmen. Vieles hänge davon ab, ob die Verwaltungsspitze und die Politik hinter der Modernisierung stehen. Wer sie allerdings von oben verordnet bekommt, versuche häufig, sie spät und reduziert umzusetzen. Dies drohe bei der Einführung der Zentralen Rufnummer 115. Dabei sei die „115“ ein hervorragendes Projekt. Die Informationstechnologie erweise sich dabei nicht nur als Werkzeug, sondern als Treiber der Modernisierung.