Ratsinformationssysteme (RIS) gibt es in Kommunen nicht erst, seit die „Digitalisierung aller Lebensbereiche“ in aller Munde ist. Der digitale Fortschritt bietet jedoch weitere Möglichkeiten, die Rats- und Fraktionsarbeit zu erleichtern und den Austausch zwischen Mandatsträgerinnen und Mandatsträgern zu befördern. Gleichzeitig bieten RIS auch den Bürgerinnen und Bürgern eine Möglichkeit, über die politischen Vorgänge in der Kommune auf dem neuesten Stand zu bleiben. Was braucht ein Ratsinformationssystem um beiden Aufgaben gerecht zu werden?
RIS ist absoluter Standard
Die Bundes-SGK hat im Jahr 2016 in ihrer Mitgliedschaft 85 großstädtische Fraktionen (inklusive Regionalverbänden) befragt, um ein Bild darüber zu erhalten, wie RIS in den Städten genutzt werden. Es zeigt sich bei einer Rücklaufquote von knapp 50 Prozent vor allem ein sehr vielfältiges Bild: Zwar sind RIS in der befragten Gruppe ein absoluter Standard, ihre Ausgestaltung und Nutzung ist jedoch sehr unterschiedlich. Das beginnt schon mit der Auswahl der Software. Neben einigen Standardanbietern gibt es in einer nicht unerheblichen Zahl an Städten Eigenlösungen. Diese haben den Vorteil, dass sie so konzipiert sind, dass sie auf örtliche Gegebenheiten Bezug nehmen können. Gleichzeitig bergen sie jedoch oft den Nachteil, nicht mit anderen Anwendungen kompatibel zu sein oder schnell zu veralten. Dann können sie nur unter hohem Mitteleinsatz an aktuelle Entwicklungen angepasst werden.
Die Befragung macht auch deutlich, dass oft eine Diskrepanz zwischen technischem Angebot und der Realität der Arbeitsprozesse vorherrscht. So sei Software oft an den Arbeitsabläufen der Verwaltung orientiert und weniger an denen der Mandatsträgerinnen und Mandatsträger. Außerdem hätten Mitarbeitende der Fraktionsgeschäftsstellen häufig keine hinreichenden Zugriffsrechte auf das System.
Erleichterungen für die Fraktions- und Ratsarbeit
Viele Funktionen erleichtern die Fraktions- und Ratsarbeit jedoch auch deutlich: Hierzu zählen ein umfassendes Vorlagenmanagement sowie Recherche- und Archivierungsfunktionen, die Möglichkeit zum gemeinsamen kollaborativen Arbeiten in einem Dokument sowie die Möglichkeit, mobil (auch offline) zu arbeiten.
Software allein führt jedoch auch mit den umfassendsten Funktionen nicht automatisch zur digitalisierten Ratsarbeit. Oft bringen eine mangelhafte W-LAN-Ausleuchtung in den Sitzungsräumen, die unzureichende Ausstattung mit Hardware (beispielsweise Tablets) oder Systeminstabilität Probleme mit sich.
Der wichtigste Faktor neben allen technischen Voraussetzungen ist jedoch der politische Wille zur Digitalisierung und ihre konsequente Umsetzung: Ein System muss man bedienen wollen und auch bedienen können. Neben dem oft angebrachten Kulturwandel in Verwaltung und Rat muss es deshalb vor allem auch ausreichende Qualifizierungsangebote geben.
Beispiel „München transparent“
Bürgerinnen und Bürgern soll es durch Ratsinformationssysteme möglich sein, sich umfassend über Kommunalpolitik zu informieren. Die Benutzeroberflächen sind jedoch in der Regel an dem Bedarf von Rat und Verwaltung orientiert, was häufig eine Barriere ist. Das heißt: Daten sind zwar öffentlich, aber für Interessierte nicht immer gut zu finden.
Verschiedene Projekte der Open-Knowledge-Community, die sich für die Öffnung von Daten sowie Transparenz und Beteiligung einsetzt, wollen diese Barriere überwinden, indem sie Daten aus RIS in verschiedenster Form übersichtlich darstellen. Ein erfolgreiches Beispiel hierfür ist das Portal „München transparent“, welches Daten aus dem offiziellen Münchner RIS so aufbereitet, dass Bürgerinnen und Bürger benötigte Informationen leicht und schnell finden. So ermöglicht eine interaktive Karte die gezielte Suche nach Beschlüssen, die einen bestimmten Stadtteil betreffen, eine Volltextsuche über alle Dokumente schafft höhere Transparenz, und mit einer aktiven E-Mail-Benachrichtigung über neue Dokumente bleiben Bürgerinnen und Bürger zu bestimmten Themen automatisch auf dem neuesten Stand.
Die Initiative „OParl“ setzt sich dafür ein, dass der offene Zugriff auf parlamentarische Informationssysteme standardisiert wird, damit aus öffentlichen Daten sinnvolle Anwendungen entstehen können und auch eine kommunenübergreifende Suche möglich ist.
Diese Projekte zeigen: Hier bietet sich für Kommunen sowie Bürgerinnen und Bürgern eine hervorragende Möglichkeit der Koproduktion, die das Innovationspotenzial und die Gestaltungsfreude der Zivilgesellschaft anerkennt und nutzt sowie mehr Transparenz und Beteiligung schafft!