KI in Kommunen

„Wir sollten die Potenziale von KI nicht abwürgen”

Carl-Friedrich Höck06. Mai 2024
Ein Beispiel, was KI kann: Dieses Bild zum Thema wurde von einer Künstlichen Intelligenz generiert.
Was kann Künstliche Intelligenz (KI) für Kommunen leisten und welche Risiken birgt die Technik? Darüber sprechen Daniela Kuzu, Beigeordnete der Stadt Neuruppin, und Alexander Handschuh vom Deutschen Städte- und Gemeindebund.

Künstliche Intelligenz (KI) wird die Arbeit der Kommunen grundlegend verändern. Welche Hoffnungen verbinden Sie mit der neuen Technik?

Alexander Handschuh: Sie wird unsere Probleme nicht wie mit einem Zauberstab lösen können. Nichtsdestotrotz setzen wir Hoffnungen in KI, besonders in Automatisierungslösungen. Die Aufgaben in den Verwaltungen nehmen zu und werden komplexer. Ein Beispiel: Allein die Ausweitung des Wohngeldes war grob gerechnet mit einem Personalaufwand von 250 Millionen Euro im Jahr verbunden – mit der Einschränkung, dass wir dieses Personal häufig gar nicht finden. In den kommenden zehn Jahren scheidet jeder dritte Mitarbeitende in den Verwaltungen aus. Da können uns digitale Automatisierungsprozesse massiv helfen, unsere Aufgaben überhaupt noch zu bewältigen.

Alexander Handschuh, Foto: DSTGB

Daniela Kuzu: Gerade für kleinere Kommunen ist es momentan sehr schwierig, sich zu digitalisieren und zu automatisieren. Neuruppin ist, was Digitalisierung betrifft, schon ziemlich weit. Wir haben zum Beispiel Datenbanken mit Personenkonten, wo man zum Beispiel mehrere Vorgänge aus unterschiedlichen Fachbereichen bündeln kann. Aber auch bei uns kommt der Fortschritt jetzt ins Stocken, weil das Geld knapp wird. Bauen ist teurer geworden, die Energiekosten sind in die Höhe geschnellt. Also müssen wir zum Beispiel bei der Digitalisierung sparen und verschieben deshalb Projekte. Mit KI können wir uns erst mal kaum befassen. Leider!

Welche KI-Anwendungen haben Sie bisher besonders beeindruckt?

Kuzu: Wir bekommen viele Angebote von Firmen, die uns Lösungen präsentieren, die auf den ersten Blick hervorragend sind. Zum Beispiel für einen Avatar auf der Webseite, der bei Bürgeranfragen unterstützen kann. Das würde uns sehr entlasten, wenn so ein Avatar Erstinformationen gibt oder fragt: „Wie kann ich helfen?“ Und das am besten in mehreren Sprachen. Aber das ist mit Kosten verbunden, die eine kleine Kommune wie Neuruppin sich momentan kaum leisten kann.

Handschuh: Solche Bots wurden bisher mit vier, fünf, sechs vorgegebenen Antworten gefüttert. Wenn Fragen abwichen, hieß es: „Rufen Sie bitte an.“ Die neuen Bots, die auf Basis von generativer KI laufen, sind in der Lage, den gesamten Informationsbestand einer kommunalen Homepage zu analysieren und vernünftige Antworten zu geben. Ein zweites Beispiel ist einfache Sprache. Es gibt EU-Vorgaben, dass wir unsere Informationen barrierefrei und in einfacher Sprache zur Verfügung stellen müssen. Dabei kann uns KI wahnsinnig helfen.

Welche Gefahren birgt die neue Technik?

Handschuh: Die Risiken können wir noch gar nicht richtig absehen. Trotzdem sollten wir chancenorientiert denken und die Potenziale von KI nicht abwürgen. Was mich beeindruckt hat: KI kann bereits Stimmen nachahmen, sodass sie zum Verwechseln ähnlich klingen. Natürlich besteht die Gefahr, dass das genutzt werden kann für ­Desinformation oder um eine Wahl zu manipulieren.

Daniela Kuzu, Foto: privat

Kuzu: In meiner Verwaltung sind die grundlegenden Fragen des Datenschutzes ein großes Thema. Das macht es schwer, technische Neuerungen in die Verwaltung einzubringen. Es gibt eine gewisse Grundskepsis, und natürlich muss der Datenschutzbeauftragte neue Anwendungen erst einmal prüfen. Aber die Angst, etwas falsch zu machen, führt dazu, dass Projekte ad acta gelegt werden. Viele Kommunen verharren in einer Wartehaltung.

Sitzen in den Verwaltungen zu viele Bedenkenträger?

Handschuh: Eine Verwaltung muss immer rechtssicher agieren. Trotzdem brauchen wir ein gewisses Maß an Experimentierräumen und ­praxisnähere Ansätze. In anderen Ländern ist es ­üblich, auch mal ein geringes ­Risiko einzugehen, wenn klar ist: Der potenzielle Schaden einer Datenschutzpanne wäre überschaubar, es wären keine ­personenbezogenen Daten unmittelbar betroffen.

Kuzu: In vielen Verwaltungen gibt es einen Generationenkonflikt. Als ich 2019 Beigeordnete geworden bin, war die Mehrheit der Führungsspitze kurz vor der Pensionierung. Damals wurden neue und innovative Ideen ausgebremst. Mittlerweile hat sich das Blatt gedreht und die Herausforderung besteht eher darin, die älteren Mitarbeitenden mitzunehmen.

Welche Verwaltungsaufgaben können in Zukunft von KI übernommen werden? Und was müssen die Mitarbeiter von morgen können?

Handschuh: Vergleichsweise eintönige Tätigkeiten können sehr gut von der KI übernommen werden. Also einfache Bescheidungen und andere Aufgaben, die heute schon weitgehend automatisiert ablaufen, sehr regelbasiert und wiederkehrend sind. Da kann KI unterstützen und die Arbeit für die Mitarbeitenden wesentlich effizienter und angenehmer machen. Unersetzlich ist dagegen der direkte Kontakt mit den Menschen. Und natürlich stellt sich die Frage: Wer wirft einen letzten Blick auf die Dinge, bevor zum Beispiel ein Bescheid das Haus verlässt? Ich glaube, dass sich die Qualifikation der Verwaltungsmitarbeiter gar nicht so sehr ändern wird. Aber wahrscheinlich werden sie projektorientierter und mehr im Querschnitt arbeiten als bisher.

Kuzu: Das Arbeitsleben ist schon jetzt schneller geworden. Früher wurden Briefe geschrieben, abgeschickt, auf Antwort gewartet. Heute landen täglich Hunderte Mails in den Postordnern der Verwaltung, die bearbeitet werden müssen. Mit der digitalen Automatisierung und der Einführung von KI wird es noch ein bisschen schneller gehen. Die Angst davor müssen wir den Mitarbeitenden nehmen. KI kann sie entlasten und ihnen stupide und manchmal frustrierende Aufgaben abnehmen. Ein mit KI betriebener Bot kann auch eine Erstberatung übernehmen, aber spezielle Fragen ­müssen auch in Zukunft von Menschen beantwortet werden.

Handschuh: Ich habe vor Kurzem ein ­KI-basiertes Buchungssystem für Sportstätten präsentiert bekommen. In Kommunen passiert es häufig, dass eine Turnhalle von verschiedenen Sportvereinen genutzt wird. Wenn dann ein besonderes Meisterschaftsspiel stattfindet, müssen die Sportzeiten der anderen Vereine umgelegt werden. Da kann eine KI unterstützen und hinterher auch automatisch errechnen: Welche ­Reinigungsgebühr fällt an? Der Mitarbeiter in der Verwaltung muss dann nicht mehr den Vereinen hinterher­telefonieren und die Rechnung schreiben, sondern nur eingreifen, wenn es Unregelmäßigkeiten gibt.

Neuruppin hat etwas mehr als 30.000 Einwohner. Welche Unterstützung brauchen kleinere Kommunen, um mit den rasanten technischen Entwicklungen Schritt halten zu können?

Kuzu: Wir haben unseren IT-Bereich schon von drei auf elf Mitarbeitende vergrößert. Doch selbst das reicht nicht aus. Wir bräuchten Unterstützung bei der Markterkundung: Welche Software­lösungen, Netzwerktechnik und Hardware gibt es überhaupt? Zweitens brauchen wir Geld und drittens den Erfahrungsaustausch mit anderen Kommunen. Im Moment kochen die Kommunen alle ihr eigenes Süppchen. Das ist anstrengend und bindet viele Kapazitäten. Ich wünsche mir mehr Vorgaben vom Bund, damit einheitliche Lösungen und Schnittstellen geschaffen werden.

Handschuh: Genau deshalb fordert der Deutsche Städte- und Gemeindebund einen „Marktplatz“ für digitale Lösungen. Die Beschaffungsstellen vieler kleiner Kommunen wissen gar nicht, wie man digitale Lösungen ausschreibt, sodass sie auch wirklich einsetzbar sind. Der Bund sollte einen Marktplatz schaffen, wo nur Lösungen angeboten werden, die bestimmte Mindestanforderungen erfüllen: an Datensicherheit, Cybersicherheit und beispielsweise offene Schnittstellen. Dann weiß jede Kommune: Wenn ich hier etwas besorge, muss ich das nicht alles selbst prüfen. Leider sieht es so aus, als ob die Marktplatz-Idee an fehlenden Finanzmitteln scheitern könnte.

Kuzu: Dabei sollte Geld nicht das ­Problem sein. Wenn man sich die Ausgaben und Ressourcen anschaut, die die Kommunen in den vergangenen Jahren für Digitalisierung aufgewendet haben: Damit könnte man sofort eine tolle Lösung auf Bundesebene herbeiführen. So aber besteht die Gefahr, dass die Kommunen viele Millionen verschwenden, weil wir irgendwann merken werden, dass unsere Schnittstellen nicht funktionieren und wir uns nicht an andere Verwaltungen oder ein Bundesportal andocken können.

Die Europäische Union hat vor wenigen Wochen eine KI-Verordnung (AI Act) auf den Weg gebracht. Was bedeutet das für die kommunale Praxis und welchen rechtlichen Handlungsbedarf sehen Sie darüber hinaus?

Handschuh: Wir haben eine Verordnung auf dem Tisch liegen, die es den Nationalstaaten ermöglicht, sie noch auszuentwickeln. Wir wissen also noch nicht, wie sie in Deutschland konkret umgesetzt wird. Ich warne davor, wieder die strikteste und restriktivste Auslegung zu wählen, so wie es Deutschland bei der Datenschutz-Grundverordnung gemacht hat. Die KI-Verordnung der EU wird in zwei Jahren rechtswirksam. Es gibt aber einige Basics, um die Kommunen sich jetzt schon kümmern können. Zum Beispiel: Wenn Menschen mit KI interagieren, muss das transparent gemacht werden. Wer auf der städtischen Homepage mit einem Chatbot spricht, muss also darauf hingewiesen werden. Eine Bemerkung noch …

Bitte!

Handschuh: Der DStGB hat im vergangenen Jahr für unseren Zukunftsradar etwa 1.000 Kommunen befragt. Nur neun Prozent nutzen bereits automatisierte Systeme und/oder Künstliche Intelligenz. Wenn wir von „echter KI“ sprechen, sind es wahrscheinlich noch sehr wenige Kommunen, die das bisher einsetzen. Aber KI-basierte Chatbots, Übersetzungstools für einfache Sprache und ähnliche Dinge werden sich sehr bald durchsetzen. Und dann muss Transparenz herrschen, wie der AI Act in Deutschland ausgestaltet wird.