Report Anzeigensonderveröffentlichung
Digitalisierung und Smart City

Digitale Formulare neu denken

Matthias Burgbacher08. April 2019
Wer nur Dokumente zum Ausdrucken ins Netz stellt, verschenkt die Möglichkeiten von E-Government.
Als Neubürger anmelden? Das könnte in Zeiten des Internets unkompliziert ablaufen, doch oft verharren Kommunen noch in alten Behörden-Denkmustern. Matthias Burgbacher beschreibt, warum Digitalisierung mehr bedeutet als nur alte Dokumente zu scannen.

Heidelberg ist mit der Digitalisierung zugegebenermaßen relativ weit. Vieles kann man online erledigen, vieles andere zumindest online vorbereiten. So kann ich beispielsweise den Einwohnermeldebogen online ausfüllen und ihn dann ausgefüllt mit aufs Amt bringen, um mich dann tatsächlich anzumelden. (Vorgriff: Dort wird dann der von mir ausgefüllte und ausgedruckte Anmeldebogen vom mir gegenübersitzenden Sachbearbeiter*in erneut abgetippt. Dass das keinen Sinn ergibt, bestätigt mir selbst der Heidelberger Oberbürgermeister.) Aber die digitale Übermittlung meiner eingegebenen Daten ist hier gar nicht das zentrale Problem.

Dokumente wie vor 15 Jahren

Ich spiele das also einmal durch und will mich als Neubürger in Heidelberg anmelden. Wie finde ich dieses Formular? Drei Minuten später habe ich es gefunden und bin um einige Erkenntnisse reicher: Drei Minuten, um ein Dokument zu finden, fühlen sich verdammt lang an. Das richtige Dokument findet sich dann doch, es handelt sich aber um die eingescannte Version des Papierdokumentes, welches ich schon vor 15 Jahren handschriftlich ausgefüllt habe, als ich tatsächlich hierher gezogen bin.

Ist das die Digitalisierung? Die schöne neue Welt, die mir versprochen wurde? In einer alphabetischen Liste irgendwo zwischen „Abbrennen pyrotechnischer Gegenstände – Anzeige“ und „Antrag Erdwärmesondenanlage” (übrigens unter dem Buchstaben U) ein Dokument zu finden, welches es so vermutlich schon seit 20 Jahren gibt, dieses dann auszufüllen, auszudrucken und mit aufs Amt zu bringen? Und wie werde ich in diesem Dokument überhaupt angesprochen?
„Wer eine Wohnung bezieht, hat sich innerhalb von zwei Wochen nach dem Einzug bei der Meldebehörde anzumelden.” Ach ja? Und warum ist das so? Keine Erklärung? Ich bin hier (fiktiver) Neubürger! Freut sich eigentlich irgendjemand, dass ich da bin? Ist das wirklich der erste Kontakt mit der Verwaltung meiner neuen Stadt? Meine Kollegin im AMT FÜR UNLÖSBARE AUFGABEN Leonie Pichler sagte: „Jedes Formular ist eine Chance zur Kommunikation mit dem Bürger.“

Das hier ist offensichtlich eine verpasste Chance!

Warum kein digitaler Fragebogen?

Fangen wir von vorne an: Warum muss ich denn überhaupt noch selber nach dem Dokument suchen? Technisch ist es doch kein Problem, dass ich irgendeine Suchmaschine für mich suchen lasse. Und noch besser wäre es, diese Suchmaschine hätte ein freundliches Gesicht und würde mich direkt auf der Startseite fragen, ob sie mir helfen könne. Das hat schon vor einigen Jahren ein schwedisches Möbelhaus hinbekommen, warum also nicht meine Stadt?

Nächster Schritt: das Ausfüllen des Dokumentes. Muss es denn überhaupt ein Dokument sein? Kann es nicht ein digitaler Fragebogen sein, durch den ich Schritt für Schritt geleitet werde? Dann wäre es sogar möglich, mir Fragen abhängig von meinen vorherigen Antworten zu stellen. Denn ich finde, Weniges drückt mehr aus, dass ich hier gerade einer von Tausenden bin, als nervige Formulierungen wie: „Nur ausfüllen, wenn die unten aufgeführten Personen neben der neuen Wohnung noch weitere Wohnungen im Bundesgebiet haben.” Fragt mich doch erst einmal, ob ich noch weitere Wohnungen habe! Dann können wir uns das alles gegebenenfalls sparen.

Außerdem fände ich es nett, zuerst anständig begrüßt zu werden! Und eine Info, warum ich mich eigentlich anmelden muss, ist zwar nicht zwingend nötig, schafft aber Wertschätzung und Transparenz. Auf diese Art kann man den ganzen Anmeldeprozess erheblich angenehmer gestalten. Dass ich nun noch vorschlagen würde, dass meine Daten digital übertragen werden, was mir Druckkosten und dem bzw. der weiter oben erwähnten Sachbearbeiter*in Schreibarbeit erspart, versteht sich hoffentlich von selbst.

Mehr zum Thema:
https://kreativ-bund.de/wp-content/uploads/2017/12/Buch_AuA_final.pdf

Das Buch zum Thema

Der Text ist dem Buch Das AMT FÜR UNLÖSBARE AUFGABEN“ entnommen, welches im Rahmen des Projekts „PHASE XI – eine Expedition mit der Kultur- und Kreativwirtschaft” entstanden ist. PHASE XI ist ein Projekt des Kompetenzzentrums Kultur- und Kreativwirtschaft des Bundes im Rahmen der Initiative Kultur- und Kreativwirtschaft der Bundesregierung. Das AMT FÜR UNLÖSBARE AUFGABEN hat aus dem Blickwinkel der elf Kreativbranchen kreative Lösungen für bürokratische Prozesse erarbeitet.

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