Der Aufbau einer digitalen öffentlichen Verwaltung zwingt die Behörden zu einer immer intensiveren Kooperation im Bereich der Informationstechnik. Entsprechend gewinnen die föderale und die ressortübergreifende IT-Kooperation immer mehr an Bedeutung. Bei kooperativen IT-Vorhaben handelt es sich um Projekte, an denen entweder Bund und Länder, mehrere Bundesländer oder mehrere Ressorts der Bundes- oder einer Landesverwaltung zusammenarbeiten. Gegenstand dieser Projekte ist die Neuentwicklung, Einführung oder Anpassung von IT-Systemen. Cassini Consulting, Management- und Technologieberatung mit Stammsitz in Deutschland (www.cassini.de), hat das Thema in einer Studie beleuchtet. Die Untersuchung fasst Erkenntnisse von praxiserfahrenen Akteuren zusammen – aus Bundes- und Landesbehörden, von Bundes- und Landes-IT-Dienstleistern und von externen IT-Serviceunternehmen. Zudem gibt die Studie Tipps, wie sich die Herausforderungen kooperativer IT-Vorhaben meistern lassen:
1. Sich auf Augenhöhe begegnen
Die Beteiligten müssen mit ihren spezifischen Interessen als gleichberechtigt anerkannt sein und sich angemessen einbringen können. Schließlich definiert jeder Akteur die Anforderungen an die IT nur aus seinem Blickwinkel. Um ein umfassendes und praxistaugliches Resultat zu erzielen, werden aber die Perspektiven aller benötigt. Außerdem bedeutet die Einbeziehung aller betroffenen Einrichtungen auch, sie mit in die Verantwortung für die Ergebnisse zu nehmen – was die Bereitschaft zur konstruktiven Zusammenarbeit fördert.
2. Kein Kompetenzgerangel zulassen
Wie bei jedem Projekt sollten alle Teilnehmer wissen, wer welche Entscheidung treffen darf und muss. Diese Entscheidungen müssen dann aber auch unbedingt für alle weiteren Ebenen verbindlich sein.
3. Den idealen Projektleiter einsetzen: durchsetzungsfähig, vernetzt, vertrauenswürdig
Nicht zuletzt für die Zusammenarbeit mit den übergeordneten Gremien sollte der operative Projektleiter über ein tragfähiges Netzwerk und gutes Stehvermögen verfügen. Seine persönliche Vertrauenswürdigkeit beeinflusst wesentlich das Vertrauen aller Beteiligten in das Gesamtvorhaben. Soziale und kommunikative Kompetenzen sind essentiell, um das Leitbild einer Kooperation auf Augenhöhe glaubhaft vorzuleben. Zusätzlich sind persönliche Autorität und Durchsetzungsfähigkeit erforderlich, um Konflikte konsequent zu lösen und das Projekt voranzutreiben.
4. Prioritäten setzen
In kooperativen IT-Vorhaben verursachen die wenig praxisrelevanten Sonder- und Ausnahmefälle meist den größten Aufwand. Daher sind die Aufgaben zu priorisieren, die in der Praxis mengen- oder wirkungsmäßig die größte Relevanz haben. Aber: Was für den einen Akteur nebensächlich ist, kann für den anderen eine zentrale Anforderung sein. Auch hier gilt, dass eine belastbare Einigung nur gelingt, wenn sich die Beteiligten auf Augenhöhe treffen und nicht eine Partei versucht, ihre Interessen kompromisslos durchzusetzen.
5. Erfolgsdruck erzeugen
Druck von außen ist für den Erfolg kooperativer IT-Vorhaben ausgesprochen hilfreich. Er fördert die Kompromissfähigkeit und Ergebnisorientierung der Beteiligten und lässt sie ihre Einzelinteressen zurückstellen – allerdings nur dann, wenn sich der Druck auf alle Beteiligten gleichermaßen verteilt. Erfahrene Projektleiter bauen diesen Erfolgsdruck deshalb durchaus systematisch auf. Bei föderalen IT-Vorhaben hat sich hier insbesondere die kontinuierliche Einbindung der zuständigen Fachministerkonferenz bewährt.
Noch mehr Anregungen für erfolgreiche föderale und ressortübergreifende IT-Projekte finden sich im Bericht „Gemeinsam besser. Praxisleitfaden für kooperative IT-Vorhaben“ der Cassini Consulting GmbH. Er ist kostenlos abrufbar unter https://public.cassini.de/effiziente-verwaltung.html.