Künftige Generationen werden uns wegen der hohen Aktenstapel, vielen Papierausdrucke, Unterschriften und aufwendigen Amtsgänge, welche die Verwaltung von heute und ihren Kontakt zum Bürger noch prägen, einmal belächeln. Damit dies bald der Vergangenheit angehört, müssen die Zeichen konsequent auf digital umgestellt werden. Es ist Zeit, sich von alten Regeln aus der analogen Welt zu verabschieden. Dabei reicht es nicht aus, die bisherigen analogen Wege zu digitalisieren. Vielmehr müssen neue Denkrichtungen eingeschlagen und tradierte Verhaltensweise hinterfragt und abgeschafft werden.
Digitalisierung umfasst immer mehr Lebensbereiche
Vitako – die Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister – tritt seit langem für die Digitalisierung der Verwaltung ein. Kommunale Rechenzentren unterstützen die Verwaltung bei der Aufbereitung, Verarbeitung und Aufbewahrung von Bürgerdaten. Dabei ist E-Government, die elektronische Interaktion zwischen Bürgern und (kommunalen) Behörden, nur eine Seite der Medaille. Die Digitalisierung umfasst unterdessen immer mehr Lebensbereiche der Menschen: Wirtschaften und Arbeiten, Wohnen und Einkaufen, Freizeit und Bildung. Von der Verwaltung wird dabei der gleiche digitale Komfort erwartet, den man aus anderen Bereichen kennt. Herunterladen, Ausfüllen, per Post abschicken und Gebühren womöglich noch separat auf den Weg bringen – dieses in vielen Kommunen noch übliche Prozedere bei der formulargestützten Antragstellung kommt bei Bürgern nicht mehr gut an.
Vitako hat im Rahmen von bislang elf Regionalkonferenzen die Bedeutung einer digitalen Agenda für Kommunen und Regionen erörtert. Teilgenommen haben politische Entscheider vor Ort: Bürgermeister, Landräte, Behördenleiter. Für viele rangiert, wenig überraschend, der Breitbandausbau an vorderster Stelle. Zunehmend rücken aber auch die Gestaltungsmöglichkeiten in den Vordergrund, die durch die Digitalisierung möglich werden. Bürger möchten partizipieren und ihre Umwelt mitgestalten. Digitale Medien bieten ideale Möglichkeiten zur Vernetzung und Zusammenarbeit zwischen Bürgern, Wirtschaft, Politik und Zivilgesellschaft. Kommunen, die dies erkennen, haben nicht nur standortpolitisch „die Nase vorn“.
Daten sollen laufen, nicht Bürger
Für Vitako lautet daher die Devise: Digital first! Gemeint ist der Vorrang der digitalen Verwaltung vor allen anderen Transformationsbestrebungen. Hierfür ist eine konsequente Prozessorientierung notwendig. Verwaltungsleistungen sollten, wenn die Voraussetzungen vorliegen, antragslos gewährt werden. Warum sind beispielsweise bei Geburt eines Kindes noch umständliche Anträge auf Kindergeld zu stellen, obschon die Verwaltung alle nötigen Daten bereithält und automatisiert in Gang bringen könnte? Dies unterstreicht eine altbekannte Forderung: Die Daten müssen laufen, nicht die Bürger. In Österreich funktioniert das beim Kindergeld schon längst. Und auch hierzulande wäre es technisch, unter Einhaltung der Persönlichkeitsrechte, leicht möglich.
Was der digitalen Verwaltung jedoch allzu oft im Weg steht, sind vorherrschende Rechtsnormen. Unsere Rechtsetzung ist noch nicht „digital ready“. Das fängt beim Schriftformerfordernis an – noch immer Voraussetzung für die Gültigkeit vieler Dokumente, führt über das reformbedürftige Verwaltungsverfahrensgesetz, das bei automatisierten Verwaltungsakten hohe Hürden setzt, und hört bei der elektronischen Akte nicht auf, deren rechtliche Gültigkeit vom richtigen Scanverfahren abhängt.
E-Government-Gesetze bringen vieles in Gang
Immerhin: Mit den E-Government-Gesetzen von Bund und Ländern ist vieles in Gang gekommen. Die Digitale Agenda der Bundesregierung hat Bewusstsein für die Notwendigkeit digitaler Prozesse insgesamt geschaffen. Das Digitalisierungsprogramm des Bundes und das Onlinezugangsgesetz zielen für unser Verständnis ebenfalls in die richtige Richtung: einer Beschleunigung der digitalen Verwaltung. Auf dem Weg hin zu einer föderalen IT-Infrastruktur bleiben indessen Interoperabilität und die Standardisierung der Schnittstellen oberste Gebote. In vielen Kommunen gibt es beispielsweise längst gut funktionierende Serviceportale, die von Bürgern begrüßt und genutzt werden. Der vom Bund geplante Portalverbund sollte sich insofern des großen kommunalen Know-hows bedienen, das von den Vitako-Mitgliedern repräsentiert wird.