Wie Kommunen WhatsApp für ihre Öffentlichkeitsarbeit nutzen

Viele Kommunen in Deutschland haben mittlerweile eigene WhatsApp-Kanäle. Vor kurzem hat auch die Stadt Mönchengladbach ihre Social-Media-Kommunikation ausgeweitet und am 8. August  einen neuen WhatsApp-Kanal gestartet. „Wer den städtischen Kanal abonniert, erhält wichtige Ankündigungen und Informationen direkt auf sein Smartphone“, so die Stadt in einer Mitteilung. 

Mit dem zusätzlichen Kommunikationskanal möchte sich die Stadtverwaltung eine neue Zielgruppe erschließen – darunter auch Menschen, die andere Soziale Medien wie Facebook oder Instagram meiden. „Vom Chat mit den Freunden ist es für WhatsApp-Nutzende nur noch ein kurzer Weg zu den neuesten Updates aus ihrer Stadt“, sagt Dirk Rütten, Leiter der Stabsstelle Presse und Kommunikation. 

Mönchengladbach: 500 Follower in einer Woche

Schon in der ersten Woche nach dem Start des Mönchengladbacher Kanals hätten sich über den Anmeldelink rund 500 Follower angemeldet, teilt die Stadt auf Anfrage der DEMO mit. Der Anmeldelink sei derzeit die einzige Möglichkeit, den Kanal zu abonnieren. Da sich der Kanal noch in der Verifizierung befinde, könne er aktuell noch nicht in WhatsApp über die Suchfunktion gefunden werden. Auch werde er von WhatsApp derzeit noch keinen Nutzern vorgeschlagen. „Erst wenn diese beiden Punkte gegeben sind, kann das volle Wachstumspotential eines Kanals erfahrungsgemäß voll ausgeschöpft werden“, erklärte Tim Irion, stellvertretender Leiter Presse und Kommunikation. 

Eine feste Zahl an Followern als Zielgröße sei nicht festgelegt worden, sagte Irion. „Erfahrungen aus anderer Kommunen zeigen aber, dass Followerzahlen im mittleren vierstelligen Bereich für eine Stadt der Größe Mönchengladbachs durchaus realistisch sind.“ 

Erfahrungen mit WhatsApp in Hanau und Dormagen

Die Kommunen Hanau im hessischen Regierungsbezirk Darmstadt und Dormagen im nordrhein-westfälischen Rhein-Kreis Neuss unterhalten schon seit über einem Jahr einen eigenen WhatsApp-Kanal. Die DEMO hat nachgefragt, wie viele Menschen jeweils erreicht werden. Hanau hat aktuell nach eigenen Angaben rund 3.500 Abonnements. „Die Zahl wächst stetig und ist für eine 100.000 Einwohner-Stadt ok. Da wir noch nicht verifiziert sind und somit nicht in der Suche von WhatsApp erscheinen, sehen wir sie als guten Anfang“, sagte Sprecher Thomas Nawrath diesem Magazin. 

Da WhatsApp Nachrichten bisher noch nicht über einen Algorithmus selektiert ausspiele, würden alle Menschen, die den Kanal abonniert hätten, erreicht, führte Nawrath aus. Die Kommunikationsabteilung biete einen breiten Mix an Kanälen und Plattformen an, um möglichst viele Bürgerinnen und Bürger zu erreichen, betont der Sprecher. In Zeiten von Fake News, KI-generierten Nachrichten und allgemeiner Unsicherheit sei die Bedeutung eines verlässlichen Nachrichten-Partners umso größer. „Dieser Partner sind wir.“

Dormagen setzt auf Servicemeldungen

Dormagen mit rund 64.000 Bewohnern zählt mittlerweile 1.300 Follower. „Insbesondere Servicemeldungen zu geänderten Öffnungszeiten, Warnhinweise etc. kommen gut an. Regelmäßig machen wir auch kleinere Umfragen, um die Bürgerinnen und Bürger zu fragen, was sie besonders interessiert“, teilt die Stadt Dormagen auf Anfrage der DEMO mit.

Von Anfang an sei Wert darauf gelegt worden, ausschließlich Themen bei WhatsApp zu spielen, die möglichst für alle Bürgerinnen und Bürger interessant sind und nicht nur für einen kleineren Kreis. Darüber hinaus versucht die Stadt, nur zwei bis drei Mal pro Woche den Kanal zu nutzen, „um die Bürgerinnen und Bürger nicht zu oft zu stören“.

Vergleich mit Facebook und Instagram schwierig

Ein Vergleich zu anderen Accounts wie Instagram oder Facebook ist allerdings laut der Pressestelle in Dormagen schwierig, da WhatsApp-Meldungen ausschließlich den Abonnentinnen und Abonnenten angezeigt würden. 

Die Stadt Hanau stellte klar, dass solche Vergleiche bei ihr nicht im Vordergrund stehen: In erster Linie seien nicht Klick- und Abo-Zahlen der Ansporn, sondern man wolle „den Menschen in Hanau und allen Interessierten die Möglichkeit zu bieten, sich umfassend über das Stadtgeschehen zu informieren“. 

Im Falle des WhatsApp-Kanals würden ohnehin nur sehr reduzierte Analytics von Meta angeboten. Laut einer eigenen Umfrage der Stadt gaben rund 87 Prozent an, dass sie den Service gut oder sehr gut bewerten. 90 Prozent bewerteten außerdem die gewählte Frequenz von drei Meldungen pro Woche plus Sondernachrichten bei besonderen Ereignissen als „genau richtig“.  

Herausforderungen des Datenschutzes

Bei Social-Media-Aktivitäten spielen auch Herausforderungen mit Blick auf den Datenschutz eine Rolle, bestätigten alle Städte. Thomas Nawrath aus Hanau erläutert: „Wie bei allen Angeboten haben wir, nachdem uns der neue Broadcastkanal als zielführend erschien, Datenschutz und Informationssicherheit gecheckt.“ Wertvolle Tipps seien von Kolleginnen und Kollegen der Stadt Köln gegeben worden.

Ein Beispiel: Der Kanal werde beispielsweise ausschließlich über ein separates Smartphone bedient, auf dem keine weiteren Daten, Kontakte und Apps liegen. Außerdem versichert der Sprecher: Wir speichern keine Daten der Abonnentinnen und Abonnenten.

„WhatsApps-Kanäle funktionieren als Einbahnstraße“

Auch die Pressestelle der Stadt Dormagen betont, es würden keinerlei Nutzerdaten an die Stadt als Kanalbetreiber übermittelt. „WhatsApp-Kanäle funktionieren ausschließlich als Einbahnstraße: Abonnenten können unsere Beiträge lesen, aber weder darauf antworten noch uns Nachrichten schicken – persönliche Daten gelangen dadurch nicht zu uns.“

In der Stadt Mönchengladbach hat es im Vorfeld zur Kanaleinführung Abstimmungen mit dem Datenschutzbeauftragten der Stadt Mönchengladbach gegeben, wie die Stadt bestätigte. WhatsApp-Broadcasting-Kanäle würden schon „von Haus aus“ hohe Datenschutzanforderungen erfüllen. So ist zum Beispiel für Follower wie für Administratoren nicht ersichtlich, wer die anderen Abonnenten sind oder wer welche Reaktion auf einen Beitrag hinterlassen hat.

Der Account in Mönchengladbach werde von den dienstlichen Smartphones der Administratoren aus der Pressestelle der Stadt betrieben, hieß es. Auf den Smartphones wurden besondere Einstellungen vorgenommen: So sei WhatsApp „der Zugriff auf die Smartphone-Kontakte untersagt“ worden. Auch der Zugriff auf Bilder werde manuell gesteuert, sodass WhatsApp ausschließlich auf die Bilder zugreifen könne, die auf dem Kanal gepostet werden sollen.