Wer braucht welche KI-Kompetenzen in der Verwaltung?

In vielen Verwaltungen fehlt Personal. Künstliche Intelligenz (KI) könnte helfen, Aufgaben schneller und effizienter zu erledigen. Das wissen auch die Kommunen. Ende 2024 zählte der Deutsche Städte- und Gemeindebund bereits 143 KI-Projekte auf kommunaler Ebene.

Eine große Hürde für den Einsatz von KI ist, dass es den Mitarbeitenden oft an den nötigen Kompetenzen fehlt. Darauf weist die Bertelsmann-Stiftung hin und beruft sich auf eine Befragung des Statistischen Bundesamtes aus dem vergangenen Jahr. Diese wurde allerdings nicht in Verwaltungen, sondern Unternehmen durchgeführt. Die häufigsten Gründe, weshalb Firmen auf den Einsatz von KI verzichten, sind demnach fehlendes Wissen (71 Prozent), Unklarheit über rechtliche Folgen (58 Prozent) und Datenschutzbedenken (53 Prozent).

KI-Wissen reicht nicht aus

In den Kommunen sieht es ähnlich aus, berichtet die Bertelsmann-Stiftung in einer aktuellen Publikation. Die Stiftung hat nach eigenen Angaben zahlreiche Gespräche mit Verwaltungsmitarbeitenden geführt. Außerdem hat sie Workshops durchgeführt, an denen Vertreter*innen aus Behörden, Wissenschaft, Beratung und Zivilgesellschaft teilgenommen haben. Die Gesprächsteilnehmenden hätten häufig berichtet, dass der Mehrwert der KI für den eigenen Arbeitsbereich noch nicht eindeutig klar sei, schreibt Sarah Fischer, Digitalisierungs-Expertin bei der Bertelsmann-Stiftung. Es bestehe Unsicherheit darüber, wie man KI nutzen darf. Und es fehle Wissen, wie KI zielführend implementiert werden kann.

Manche Kommunen, Länder und Bundesbehörden haben bereits begonnen, Schulungsprogramme zu entwickeln. Das müssen sie zum Teil auch, denn eine KI-Verordnung der Europäischen Union schreibt einen verpflichtenden Kompetenzaufbau zumindest für den Bereich von Hochrisikosystemen vor. Das betrifft etwa das Personalwesen oder die Vergabe von Sozialleistungen. Wie der Kompetenzaufbau im Detail aussehen soll, ist in der KI-Verordnung allerdings kaum geregelt.

Verschiedene Rollen in der Verwaltung

Für die Bertelsmann-Stiftung ist klar: Es müssen nicht alle alles wissen. Eine Sachbearbeiterin, die für ihre Arbeit KI-Programme lediglich anwendet, benötigt andere Kompetenzen als eine Führungskraft, die über die Einführung neuer Technik entscheidet, oder der Chef einer IT-Abteilung. Deshalb haben Expert*innen der Stiftung verschiedene Rollenprofile entwickelt, sogenannte Personas. Sie sollen aufzeigen, welche KI-Kompetenzen für welche Rolle besonders relevant sind.

Die KI-Kompetenzprofile sollen von Personalverantwortlichen, Führungskräften und Schulungsplanenden in der Verwaltung genutzt werden können, um zielgruppenspezifische Qualifizierungsangebote zu entwickeln.

In den Schulungen kann es zum Beispiel darum gehen, reflektiert mit KI zu interagieren und ihre Funktionsweisen, Möglichkeiten und Grenzen zu kennen. Eine Herausforderung sind etwa verzerrte Ergebnisse von KI-Systemen, auch als KI-Biases bekannt: Wenn sie mit unausgewogenen Trainingsdaten gefüttert wurde, kann es passieren, dass die Künstliche Intelligenz Vorurteile reproduziert oder einseitige Ergebnisse liefert. Viele Mitarbeitende befürchten auch einen Autonomieverlust durch den KI-Einsatz.

Die Bertelsmann-Expert*innen empfehlen Fortbildungen, die nicht nur technisches Anwendungswissen vermitteln oder erklären, wie man passende Befehle an die KI formuliert („Prompting“). Auch ethische, kommunikative und rechtliche Aspekte sollten in den Blick genommen werden, sofern das für die eigene Arbeit der jeweiligen Mitarbeitenden von Belang ist.

Die Publikation „Orientierung im Kompetenzdschungel 2.0: Wer welche Kompetenzen im Umgang mit KI in der Verwaltung braucht“ wurde am 9. Oktober 2025 veröffentlicht und steht unter bertelsmann-stiftung.de zum Download bereit.